Datenschutzerklärung des. 1. Viernheimer Judo-Club e.V.

Revision 21 vom 14.06.2026

Der 1. Viernheimer Judo Club e.V. nimmt den Datenschutz und den Schutz persönlicher Informationen sehr ernst. Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient ausschließlich der Sicherstellung des Sportbetriebs sowie der Betreuung unserer Mitglieder. Im Rahmen des Sportbetriebs bieten wir interessierten Personen die Möglichkeit, sich eigenständig in unsere Newsletterlisten einzutragen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Mitgliedsdaten ist das Mitgliedschaftsverhältnis (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soweit Einwilligungen eingeholt werden (z. B. für den Newsletter), können diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

Durch die Vorgaben des Deutschen Judo-Bundes e.V. ist der 1. Viernheimer Judo-Club e.V. verpflichtet, das Portal zur Verwaltung des digitalen Judopasses sowie die dazugehörige Judopass-App des Unternehmens DokuMe GmbH in Köln zu nutzen. Der 1. Viernheimer Judo-Club e.V. handelt dabei als Vermittler gegenüber dem Badischen Judo-Verband e.V. und dem Deutschen Judo-Bund e.V. Für diese Plattform gelten die Nutzungsbedingungen und Datenschutzhinweise der DokuMe GmbH (vgl. Ziffer 5.2). Rechtsansprüche aus etwaigen Datenschutzverletzungen sind direkt bei der DokuMe GmbH bzw. dem Deutschen Judo-Bund e.V. geltend zu machen.

Zusammenfassung / Übersicht

Zweck	Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich zur Durchführung des Sportbetriebs und zur Betreuung/Information unserer Mitglieder (z. B. Newsletter). Rechtsgrundlage ist die Mitgliedschaft (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Welche Daten	Allgemeine Angaben (Name, Geburtsdatum, Adresse, Fotos etc.) sowie vereinsbezogene Daten (Mitgliedsnummer, Bankdaten für SEPA, Prüfungs- und Leistungsdaten). Nur notwendige Daten werden an Funktionsträger weitergegeben; Teile können für Öffentlichkeitsarbeit veröffentlicht werden.
Kommunikations-Tools	Spond wird zur Trainings- und Veranstaltungsorganisation eingesetzt. Die Nutzung ist freiwillig. Spond AS (Norwegen/EWR) unterliegt der DSGVO.
Soziale Medien	Funktionsträger posten dort keine personenbezogenen Inhalte; für Beiträge einzelner Mitglieder übernimmt der Verein keine Haftung.
Weitergabe an Verbände	Für Wettkampf- und Verwaltungszwecke gehen erforderliche Daten an den Badischen Judo-Verband, den Deutschen Judo-Bund, den Badischen Sportbund und die Badische Sportjugend; es gelten deren Datenschutzerklärungen.
Digitale Judopässe / Judopass-App	Nutzung der DokuMe-Plattform ist durch Verbandsvorgaben verpflichtend; hierfür gelten die Bedingungen/Datenschutzhinweise von DokuMe bzw. des DJB. Ansprüche sind direkt dort geltend zu machen.
Speicherdauer	Mitgliedsdaten für die Dauer der Mitgliedschaft zzgl. gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (5–10 Jahre je nach Datenart). Newsletter-Daten bis maximal zum folgenden Jahreswechsel nach Abmeldung.
Wo werden Daten gespeichert	1) Vereinsverwaltung: Webling (Schweiz), DSGVO-konform. 2) Judopass/JudoApp: DokuMe (Deutschland). 3) Bankdaten: verschlüsselt via Proficash/VR-Bank. 4) Website-Hosting: ALL-INKL, Server in Deutschland, WordPress. 5) Teamarbeit: Google Workspace (DSGVO-konform). 6) Kommunikation/Training: Spond (Norwegen, EWR). 7) Lokale Datenträger: nur verschlüsselt.
Ihre Rechte	Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerruf, Widerspruch, Datenübertragbarkeit sowie Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (BW oder HE oder im eigenen Aufenthaltsstaat).
Datenschutzbeauftragter	Jörg Klumpp. Kontakt bitte per Kontaktformular oder schriftlich per Post an den Verein.

1 Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung

Der 1. Viernheimer Judo Club e.V. erhebt, speichert und nutzt die personenbezogenen Daten seiner Mitglieder sowie der Erziehungsberechtigten minderjähriger Mitglieder. Der Verein stellt diese Daten seinen Funktionsträgern im Rahmen des Sportbetriebs und der Betreuung zur Verfügung. Die Daten werden ausschließlich dazu verwendet, den Sportbetrieb sicherzustellen und die Mitglieder in allen Angelegenheiten des Judosports umfassend zu informieren, zu beraten und zu betreuen.

Der 1. Viernheimer Judo Club e.V. verarbeitet, speichert und leitet die ihm zur Verfügung gestellten Daten nach bestem Wissen gemäß den Anforderungen der DSGVO und des BDSG weiter.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Mitgliedsdaten ist das Mitgliedschaftsverhältnis (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soweit Daten auf der Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, kann diese jederzeit widerrufen werden. Bei Mitgliedern unter 16 Jahren muss der Widerruf durch die Erziehungsberechtigten erfolgen. Der Widerruf bedarf der Schriftform.

2 Soziale Netzwerke

Die Funktionsträger des 1. Viernheimer Judo Club e.V. veröffentlichen in sozialen Medien (wie z. B. Facebook, Instagram, WhatsApp oder vergleichbaren Plattformen) keine personenbezogenen Daten Dritter. Für Inhalte, die durch einzelne Mitglieder – nicht Funktionsträger – veröffentlicht werden, übernimmt der 1. Viernheimer Judo Club e.V. keine Haftung. Funktionsträger sind angewiesen, keine personenbezogenen Daten in sozialen Medien zu speichern, zu verbreiten oder anderweitig weiterzugeben.

Bitte beachten Sie: Für die Kommunikation und Trainingsorganisation über die App Spond gelten die gesonderten Hinweise unter Ziffer 5.6.

3 Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI)

3.1 Umfang und Zweck der Datenverarbeitung

Auf unserer Website setzen wir für die Bearbeitung von Nutzeranfragen (über unser Kontaktformular und unseren interaktiven Chatbot) den Dienst Google Gemini der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Muttergesellschaft: Google LLC, USA) ein.

Wenn Sie unseren Chatbot nutzen oder das Kontaktformular ausfüllen, werden Ihre Eingaben (Inhaltsdaten wie Fragen, Name, E-Mail-Adresse) sowie technische Metadaten (z. B. IP-Adresse, Zeitstempel) zur Verarbeitung Ihrer Anfrage an Google übertragen.

Hinweis: Bitte geben Sie im Chatbot keine sensiblen persönlichen Daten (z. B. Gesundheitsdaten, Passwörter oder Finanzdaten) ein.

3.2 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten, schnellen und rund um die Uhr verfügbaren Beantwortung von Anfragen sowie der Optimierung unserer Vereinskommunikation. Da der Chatbot kein Bestandteil des Mitgliedschaftsvertrags ist, stützen wir uns ausdrücklich nicht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Sie können der Nutzung des Chatbots jederzeit widersprechen, indem Sie das Kontaktformular oder den direkten E-Mail-Kontakt verwenden.

3.3 Datenübermittlung in Drittstaaten

Die Datenverarbeitung kann auf Servern der Google LLC in den USA stattfinden. Google LLC ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Zusätzlich haben wir mit Google Standardvertragsklauseln (SCCs) abgeschlossen. Die Daten werden laut vertraglicher Vereinbarung nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle verwendet.

3.4 Speicherdauer

Die eingegebenen Daten werden nur so lange verarbeitet, wie es zur Beantwortung der Anfrage erforderlich ist. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

4 Nutzung der personenbezogenen Daten

4.1 Verein

Zur unkomplizierten Abwicklung des Sportbetriebs werden die nachfolgenden Daten erhoben, gespeichert und auszugsweise übermittelt. Sie werden den geschäftsführenden Vorstandsmitgliedern (1. Vorsitzender, stellv. Vorsitzender, Kassenwart) vollständig zugänglich gemacht. Allen anderen Funktionsträgern werden nur die Daten bereitgestellt, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind. Teile der Informationen werden auch in der Presse und im Internetauftritt veröffentlicht.

4.1.1 Allgemeine Daten

Vorname, Nachname des Mitglieds
Bei minderjährigen Mitgliedern: Vorname, Nachname der Erziehungsberechtigten
Geburtsdatum
Geschlecht, Nationalität
Anschrift
Fotos
Mitgliedsnummer

4.1.2 Spezielle Daten

SEPA-Lastschrift-Mandat (eindeutiger Schlüssel)
Bankverbindung
Funktion im Verein (nur bei Funktionsträgern)
Passnummer
Gewichtsklassen / Gewicht
Daten zu Kyu-/Dan-Prüfungen
Sonstige Daten (z. B. Leistungsergebnisse, Lizenzen)

4.2 Werbung und Öffentlichkeitsarbeit

4.2.1 Allgemeine Daten

Vorname, Nachname des Mitglieds
Altersklasse / Jugend
Geschlecht
Fotos

4.2.2 Spezielle Daten

Funktion im Verein (nur bei Funktionsträgern)
Gewichtsklassen / Gewicht
Daten zu Kyu-/Dan-Prüfungen
Sonstige Daten (z. B. Leistungsergebnisse, Lizenzen)

4.3 Verbände

Zur Sicherstellung des Sportbetriebs ist es notwendig, personenbezogene Daten an den Badischen Judo-Verband e.V., den Deutschen Judo-Bund, den Badischen Sportbund sowie die Badische Sportjugend weiterzugeben. Je nach Übermittlungsgrundlage werden die nachfolgenden Daten vollständig oder auszugsweise weitergegeben.

Für die Verarbeitung der Daten bei den Verbänden gelten deren jeweilige Datenschutzerklärungen:

4.3.1 Allgemeine Daten

Vorname, Nachname des Mitglieds
Geburtsdatum
Geschlecht, Nationalität
Fotos
Mitgliedsnummer

4.3.2 Spezielle Daten

Funktion im Verein (nur bei Funktionsträgern)
Passnummer
Gewichtsklassen / Gewicht
Daten zu Kyu-/Dan-Prüfungen
Sonstige Daten (z. B. Leistungsergebnisse, Lizenzen)

4.4 Speicherdauer

4.4.1 Mitgliedsdaten

Mitgliedsdaten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Nach dem Ende der Mitgliedschaft gelten folgende gesetzliche Aufbewahrungsfristen:

Allgemeine Vereinsdaten (Mitgliederverzeichnis, Korrespondenz): 5 Jahre (§ 195 BGB)
Buchungsbelege, Bankdaten, steuerrelevante Unterlagen: 10 Jahre (§ 147 AO)

Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten datenschutzkonform gelöscht bzw. vernichtet.

4.4.2 Newsletteranmeldungen

Die Anmeldedaten für den Newsletter werden nach einer Abmeldung maximal bis zum nächsten Jahreswechsel gespeichert und anschließend automatisch aus dem Newsletter-System gelöscht.

5 Speicherorte für personenbezogene Daten

5.1 Vereinsverwaltungssoftware: Webling

Wir setzen für die zentrale Mitgliederverwaltung und Vereinsbuchhaltung die Software Webling der Webling AG, Stationsstrasse 5, 8306 Brüttisellen, Schweiz ein. In diesem System werden sämtliche Stammdaten der Mitglieder verarbeitet (Name, Anschrift, Bankverbindung, Eintrittsdatum etc.).

Betreiber: uSystems GmbH, Technoparkstr. 2, 8406 Winterthur, Schweiz | www.usystems.ch

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses).

Drittlandtransfer: Die Schweiz verfügt über einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) wurde abgeschlossen.

Webling: Datenschutz und Sicherheit

5.2 Judopass-Portal und Judopass-App – DokuMe GmbH

Durch die Mitgliedschaft im Badischen Judo-Verband e.V. und mittelbar im Deutschen Judo-Bund e.V. ist der 1. Viernheimer Judo-Club e.V. verpflichtet, die Plattform der DokuMe Service GmbH einzusetzen (Verwaltung von Startlizenzen, Graduierungen, Wettkampforganisation). Hiervon betroffen sind alle aktiven Judoka des Vereins.

Verarbeitete Daten: Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Verein, Passbild, Graduierungen.

Kontakt: DokuMe Service GmbH, Subbelrather Str. 436c, 50825 Köln | info@dokume.net | Datenschutz: privacy@dokume.net

Verantwortlichkeit: Die technische Bereitstellung, die Datensicherheit sowie die Einhaltung der TOM nach Art. 32 DSGVO obliegen der DokuMe Service GmbH als Auftragsverarbeiter des DJB. Der 1. Viernheimer JC e.V. hat auf die IT-Infrastruktur und Serverstandorte dieser Plattform keinen administrativen Zugriff. Die primäre Verantwortlichkeit für Systemsicherheit und etwaige Datenpannen liegt beim Deutschen Judo-Bund e.V. und dessen beauftragtem Plattformbetreiber.

5.3 Bankensoftware Proficash

Die Abwicklung der Kontoführung sowie die Speicherung von Bankinformationen erfolgen unter Verwendung der Software Profi-Cash der VR-Bank. Die Daten werden lokal, verschlüsselt verarbeitet und verschlüsselt an die Bank übermittelt.

VR-Bank: Profi-Cash

5.4 Website (Hosting)

Betreiber: ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf | Tel.: +49 35872 353-10 | info@all-inkl.com

Die Homepage des 1. Viernheimer Judo Club e.V. wird im Rechenzentrum der Firma ALL-INKL betrieben. Alle gespeicherten Daten liegen ausschließlich auf Rechnersystemen in Deutschland. Als CMS wird WordPress eingesetzt. Beim Aufruf der Website werden automatisch Server-Logfiles (IP-Adresse, Browsertyp, Zeitstempel) verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse an der Bereitstellung und Sicherheit der Online-Dienste (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ein AVV liegt vor.

ALL-INKL: Datenschutzinformationen

5.5 Google Workspace for NGO

Für die gemeinsame Arbeit mit elektronischen Dokumenten, die E-Mail-Kommunikation und die interne Vereinsadministration nutzen wir Google Workspace for NGO der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Muttergesellschaft: Google LLC, USA). Dabei werden personenbezogene Daten wie Namen, E-Mail-Adressen und Kommunikationsinhalte auf Servern von Google verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse an einer zeitgemäßen und sicheren IT-Infrastruktur (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie Erfüllung der Mitgliedschaftsverhältnisse (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Drittlandtransfer: Google LLC ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Wir haben einen AVV mit Google abgeschlossen, der die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards sicherstellt.

Google Cloud: DSGVO-Informationen

5.6 Spond (Kommunikation und Trainingsorganisation)

Zur Organisation von Trainingseinheiten, Kursen und Veranstaltungen nutzen wir die App Spond der Spond AS, Akersgata 35, 0158 Oslo, Norwegen.

Verarbeitete Daten: Name, Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer) sowie Teilnahmehistorie der Mitglieder bzw. ihrer Erziehungsberechtigten. Bei Minderjährigen werden ausschließlich die Daten der Erziehungsberechtigten als primäre Kontaktpersonen erfasst.

Rechtsgrundlage: Unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Sportorganisation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie die Erfüllung des Vereinszwecks.

Freiwilligkeit: Die Nutzung der Spond-App durch Mitglieder und Erziehungsberechtigte ist freiwillig. Personen, die Spond nicht nutzen möchten, erhalten relevante Informationen über alternative Kanäle (z. B. E-Mail, Website).

Datenschutzniveau: Spond AS hat seinen Sitz in Norwegen. Norwegen ist Mitglied des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und unterliegt der DSGVO. Eine Drittlandübermittlung findet grundsätzlich nicht statt. Ein AVV mit Spond AS wurde abgeschlossen.

Minderjährigenschutz: Für Mitglieder unter 16 Jahren werden im Spond-System keine direkten Kontaktdaten der Minderjährigen erfasst. Die Kommunikation erfolgt ausschließlich über die Erziehungsberechtigten.

Speicherdauer: Die Daten werden so lange in Spond gespeichert, wie die Mitgliedschaft im Verein besteht oder die Person aktiv am Sportbetrieb teilnimmt. Nach Ausscheiden aus dem Verein oder auf Wunsch werden die Daten in Spond zeitnah gelöscht.

Spond: Datenschutzbestimmungen

5.7 Canva (Grafikerstellung)

Für die Erstellung von Vereinsgrafiken und Informationsmaterialien nutzen wir das Designtool Canva der Canva Pty Ltd, 110 Kippax Street, Surry Hills NSW 2010, Australien.

Verarbeitete Daten: Sofern bei der Erstellung von Grafiken personenbezogene Daten verarbeitet werden (z. B. Fotos von Vereinsmitgliedern), geschieht dies ausschließlich im Rahmen unserer Öffentlichkeitsarbeit und auf Grundlage einer vorherigen Einwilligung oder gesonderter Vereinbarung.

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Drittlandtransfer: Australien verfügt derzeit über keinen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Wir haben mit Canva einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) einschließlich EU-Standardvertragsklauseln (SCCs, Art. 46 DSGVO) abgeschlossen, um ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen.

Canva: Datenschutz

5.8 Lokale Datenträger

Funktionsträger, die aufgrund ihrer Tätigkeit personenbezogene Daten lokal speichern müssen, sind angewiesen, diese ausschließlich auf verschlüsselten Datenträgern abzulegen und nur verschlüsselt zu übertragen. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Verschlüsselung liegt beim jeweiligen Funktionsträger.

5.9 Analoges Papierarchiv

Historische Mitgliederdaten und buchungsrelevante Belege werden teilweise in Papierform in einem abgeschlossenen Archiv aufbewahrt. Der Zugang ist ausschließlich berechtigten Vorstandsmitgliedern gestattet.

Steuerrelevante Unterlagen (z. B. Buchungsbelege, Kassenberichte) werden gemäß § 147 AO für 10 Jahre aufbewahrt. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erfolgt die Entsorgung durch zertifizierte Aktenvernichtung gemäß DIN 66399.

6 Datenschutzbeauftragter / Beauskunftung

6.1 Ernannte Person

Der Datenschutzbeauftragte des 1. Viernheimer Judo Club e.V. ist:

Jörg Klumpp
c/o 1. Viernheimer Judo-Club e.V.

Zur Kontaktaufnahme verwenden Sie bitte das Kontaktformular oder die Schriftform per Brief an die Vereinsadresse. Für behördliche Anfragen oder Anfragen, die eine Identitätsprüfung erfordern, ist ausschließlich der Postweg zulässig.

6.2 Datenschutzanfragen

Richten Sie Datenschutzanfragen bitte immer schriftlich an den 1. Viernheimer Judo Club e.V. Einfache Anfragen können über das Kontaktformular gestellt werden. Für behördliche Anfragen oder Anfragen, die eine Identitätsprüfung erfordern, ist ausschließlich der Postweg zulässig.

7 Betroffenenrechte

Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Recht auf Auskunft über die verarbeiteten Daten und auf Kopie (Art. 15 DSGVO)
Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Recht auf Löschung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Interessen entgegenstehen (Art. 17 DSGVO)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Recht auf jederzeitigen Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – ohne Rückwirkung auf die bisherige Verarbeitung
Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zuständige Aufsichtsbehörden:

Baden-Württemberg: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Hessen: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alle anderen Bundesländer oder Aufenthaltsstaaten: Die jeweils zuständige Landesdatenschutzbehörde.

8 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Erklärung unwirksam oder undurchführbar sein oder nach Veröffentlichung unwirksam oder undurchführbar werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Erklärung unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung tritt diejenige wirksame und durchführbare Regelung, deren Wirkungen der datenschutzrechtlichen Zielsetzung am nächsten kommen, die der Verein mit der betreffenden Bestimmung verfolgt hat.